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一、軟件模式說明

軟件支持兩種模式，一種是專用會議室模式，一種是通用會議模式。
專用會議室模式
表示當前系統(tǒng)是安裝在一個專用的會議室中，專用于此會議室的會議管理及簽到。
在配置當前系統(tǒng)為專用會議室模式，在“配置工具-高級選項-會議-當前會議室名稱”中輸入會議室名稱，注意要求此會議室名稱已經(jīng)在下面的管理會議室中的會議室列表中存在，并且完全一致。如果這里配置的會議室名稱為空，則當前系統(tǒng)將被當成通用會議模式。
專用會議室模式下，系統(tǒng)會自動查詢當前會議信息并實現(xiàn)簽到，沒有在任何會議時段范圍內(nèi)時刷卡將提示“當前沒有會議”。
通用會議室模式
在通用會議模式下，系統(tǒng)可隨處移動，在各種場合和地方用于會議簽到。此種模式下進行會議簽到時會提示選擇要簽到的會議場次（僅顯示當天會議場次），操作人員需要手工指定本次要簽到會議。

二、管理會議室
在使用系統(tǒng)前，必須預先對會議室進行配置。點擊會議室菜單進入會議室管理。

點擊創(chuàng)建新建會議室，錄入相關資料（除名稱及可用狀態(tài)外其它可選）

可使用修改及刪除按鈕對會議室進行維護。

三、會議計劃
點擊管理會議按鈕進入會議管理界面。

1.創(chuàng)建會議
點擊新建按鈕創(chuàng)建會議，輸入相關信息后確定。注意會議開始時間和結束時間需要準確輸入，如果一次大型會議存在多個會議場次，會議開始時間必須在首場會議開始前，會議結束時間必須在最后一場會議結束后。

會議創(chuàng)建成功后，可使用修改刪除按鈕進行維護。

2.創(chuàng)建會議場次及安排會議室
雙擊會議或者選中會議后點擊“詳細信息”打開詳細信息界面。

在此界面可以管理會議場次及與會人員。先點擊新建場次信息。如果一次會議只有一個場次，則可以在會議場次中輸入1。

錄入第一次會議，選擇會議場所，在會議室排程界面選擇會議室及時間。

選擇時間范圍并查詢即可顯示出所有會議室在指定時間范圍內(nèi)的狀態(tài)。每個單元格表示以其標志的時間為開始時間的半小時，雙擊某會議室的時間單元格占用或者釋放會議室，注意要求選取的會議室時間是連續(xù)的。
點擊確定完成會議室及時間選擇。

注意：如果查詢不到會議室信息，可能的原因如下：
沒有添加會議室，默認模式下需要在會議室管理中預先錄入會議室信息
建立會議時開始結束時間設置不正確，本界面默認查詢的會議時間范圍內(nèi)的信息
配置選項中設置的會議室可用時間范圍不合適，如默認會議室可用時間設置為08:00到18:00，則需要計劃在19:00-21:00開會時就會出現(xiàn)沒有時間可選的情況。
注意：對于沒有固定會議室或者對會議時間沒有嚴格要求無需管理的應用場景，可通過如下配置實現(xiàn)會議室及時間可直接輸入：
啟動“開始菜單-配置工具”，或者已經(jīng)啟動好的主程序中的“配置選項”按鈕進入配置工具界面。
進入高級選項，展開會議結點
配置“是否允許的手工錄入會議時間”和“是否允許手工錄入會議室名稱”選項。

3.添加會議人員
點擊添加員工可以從系統(tǒng)已有員工信息中選擇與會人員。

3.1導入與會員工
如果有已經(jīng)備好的數(shù)據(jù)，則可以通過批量導入操作導入與會人員。
選擇獲取模板，可以打開導入的模板格式，在模板中填充數(shù)據(jù)后，導出為數(shù)據(jù)文件c:\template.txt，通過導入界面的文件名稱后的按鈕選擇剛才已經(jīng)生成的數(shù)據(jù)文件c:\template.txt。
注意：為了不影響使用，填充模板時建議編號（工號），姓名，證件號碼必填。如果沒有編號，可以在編號列填入證件號碼。
點擊處理進行導入。

導入的數(shù)據(jù)會同步導入到組織機構中?？晒┮院笥商砑訂T工按鈕選擇添加到任意會議中?？梢灾貜蛯耄斨貜蛯霑r，系統(tǒng)檢測到編號（工號）在系統(tǒng)中已經(jīng)存在，將對系統(tǒng)中的記錄進行更新，而不是再生成一條新的員工記錄。注意：再次導入時填充的編號與前一次不一致，則將作為一個新員工被導入。
選中會議場次記錄后，即可在與會人員列表中查看到所有人員的到會離會時間（僅在會議簽到操作完成后才有數(shù)據(jù)）
可點擊統(tǒng)計按鈕統(tǒng)計當前場次的出勤情況。

3.2導入工號
對于在系統(tǒng)中已經(jīng)存在的人員，可以通過導入工號功能，直接錄入一批工號或者姓名（僅當不存在重名的情況下有效）或者身份證號碼。數(shù)據(jù)間以小寫分號或者空白符分隔，或者每個一條記錄進行導入。