企盾守衛(wèi)者訪客管理系統白皮書-04-來訪登記

訪客登記是指對來訪的客戶進行登記，在系統中錄入登記相關的信息，如客戶詳細信息，來訪事由，預計離開時間，指定被訪問人，并可實時拍照以及登記攜帶的物品。來訪登記后通常會發(fā)放一個已經登記的憑證（如打印訪問單或者發(fā)訪客卡），來訪登記后客戶離開前通常要求進行離開登記，在系統中注銷本次登記操作。
通常來訪登記用于對外來人員進行管理，但系統也支持配置內部人員（機構配置中管理的人員）在訪客登記中進行出入登記操作，可用于一些重要區(qū)域的出入管理。

一、訪客信息錄入

1.手工錄入訪客信息
從證件類型下拉列表中選擇合適的證件類型，注意選擇以“手工錄入-”開頭的證件類型。如“手工錄入.二代身份證”。如果要求的證件類型不存在，則選擇“手工錄入.其它”，并且在附加信息欄中注明證件類型。
在其它欄目中輸入相關信息。
注意：此功能用于沒有配套的讀卡或掃描硬件支持的情況下，以及用戶卡故障等特殊情況下使用軟件，強烈建議配套使用二代身份證讀卡器具以及證件掃描儀工作，以提高效率。

2.二代證閱讀器讀取訪客證件
從證件類型下拉列表中選擇合適的證件類型，如“IDMR08讀卡.二代身份證”（僅當安裝了此讀卡器具并正常配置時有效），插入客戶的二代身份證，點擊“掃描”按鈕。系統將自動根據證件類型讀取證件信息并填充訪客基本信息區(qū)域的欄目。完成后操作員檢查信息以及照片是否正確，并填充其它欄目完成訪客登記。
注意：證件類型下拉列表中的證件類型與硬件及配置有關。詳情請參數硬件配置小節(jié)的功能說明。
當系統中安裝了二代證閱讀器時，如果菜單“系統”-“自動讀證”開關打開，則會自動的連續(xù)讀證，此時只用將二代身份證靠近讀卡器即可實現自動讀取來訪人信息。

3.證件掃描儀掃描訪客證件
從證件類型下拉列表中選擇合適的證件類型，如“IDMR08掃描.駕照”（僅當安裝了此讀卡器具并正常配置時有效），將客戶的駕照放入掃描儀，點擊“掃描”按鈕。系統將自動根據證件類型掃描識別證件信息并填充訪客基本信息區(qū)域的欄目。完成后操作員檢查信息以及照片是否正確，并填充其它欄目完成訪客登記。
注意：證件類型下拉列表中的證件類型與硬件及配置有關。詳情請參數硬件配置小節(jié)的功能說明。

4.從預約用戶中選擇來訪人
點擊“選擇預約按鈕”，從列出的預約用戶中選擇來訪人，并進行登記操作。注意：列表只顯示已經審批通過的預約用戶。

5.從歷史記錄中選擇來訪人
點擊“選擇歷史”，從列出的來訪歷史中選擇來方人，并進行登記操作。

6.批量登記錄入多個來訪人
連續(xù)刷多個來訪人員的身份證即可實現多人同時登記，當刷第二人身份證時，軟件的來訪人信息界面自動切換到來訪人員列表界面。如下圖所示：



除了通過連續(xù)刷或者掃描多個證件以外，也可以通過手工輸入客戶信息后，點擊“添加來訪人”按鈕將錄入人員信息添加到來訪人員列表中。對于已經添加的來訪人員，如果需要取消某個人的登記，則可以在上述“本次處理人員”列表中選中記錄后，點擊“<<”按鈕取消此人的登記。任何時候都可以點擊“登記信息”選擇框顯示登記的詳細信息。當所有人員添加完畢，補充其它必要信息（如被訪問人信息，拍照，攜帶物品等）后，點擊來訪登記按鈕，實現此批人員的統一登記。
對于從預約中選擇人員進行登記時，如果預約是批量預約（即一次預約中錄入了多個來訪人，則相關人員將自動在“待處理”列表中顯示，可以直接選中記錄添加到“本次處理人員”，實現預約人員的批量登記。

二、訪客信息錄入擴展功能

1.訪客信息聯想
操作員手工錄入訪客信息頁面的基本信息區(qū)域中的姓名欄目以及/或證件號碼欄目后，按TAB鍵離開當前輸入的欄目時，系統會自動查詢歷史來訪記錄，如果查詢結果中與當前填充的姓名及證件號碼記錄匹配的記錄僅有一條時，將自動將此記錄的相關信息填充到訪客基本信息區(qū)域中。如果存在多條記錄，將自動彈出來訪歷史信息查詢界面，讓操作員在查詢出來的多條結果中選擇合適的記錄。如果所有記錄都不合適，可以點擊“取消”離開查詢界面。

2.自動提示訪客是否在黑白名單中
如果當前訪客在黑名單或者白名單（即VIP用戶）中，系統將自動提示操作員。

3.批量來訪登記
對于多個訪客訪問同一被訪問人，刷多個二代身份證即可實現批量登記。或者手工錄入客戶信息后點擊“添加來訪人”按鈕。錄入的客戶列表可以選擇“客戶列表”選框進行查看。

4.自動聯想常用被訪人
當錄入客戶信息完成后，系統支持自動聯想當前客戶最近訪問的人員，如果客戶最近訪問的人員存在多條記錄，則系統將列出被訪問人供操作人員選擇。如果當前客戶確實是要訪問其中某一位，則直接從列表中選擇，否則可以點擊取消，隨后通過接訪人信息欄進行定位或者選擇。
因為客戶來訪經常是訪問同一接訪人員，因此此功能可以幫助快速進行接訪人員選擇。如果此功能不能達到預期效果，可以關閉配置工具-高級選項-來訪登記-自動聯想常用被訪問人開關禁用此功能。

三、其它訪問信息
1.預計離開時間。填充本批訪客預計最晚離開時間，此時間將作為門禁系統有效時間的結束時間，也是客戶是否超期滯留的判斷條件。
2.來訪事由?？蛻魜碓L原因。
3.車輛信息?？蛻舯敬蝸碓L使用的車輛信息。
4.訪客卡號。填充本次將發(fā)放給來訪人的IC卡號，通常點擊“發(fā)卡”按鈕后通過設備讀取。門禁控制按鈕用于在有配套門禁系統時使用，用于選擇需要授權出入的門禁控制器。如果不選擇門禁控制器，將下發(fā)到“門禁配置”中“默認同步控制器列表”指定的控制器中。
5.押金金額。記錄本次登記收取的押金。
6.來訪人數。默認來訪人數為實際錄入的人員數量。如果填寫的來訪人數少于實際錄入人員數量，將以實際錄入人員數量為準。如果填寫的來訪人數多于實際錄入的人員數量，系統將認為存在一個人代表多人記錄的情況，并將多余的人數記錄在本批訪客的第一位的記錄上。
7.備注。其它注釋信息。

四、接訪人信息輸入
在系統使用前，建議使用管理功能中的“小區(qū)配置”或者“機構配置”（前者用于物業(yè)小區(qū)管理，后者用于企業(yè)或者其它機構的管理）建立內部人員及機構信息。
1.快速定位接訪人信息
如果內部人員信息事先已經錄入到系統，可以在快速定位欄輸入被訪問人的拼音首字母，即可實現人員的快速定位。如張三，則輸入zs即可。也可以直接輸入姓名，如張三進行快速定位。
2.從組織中選擇接訪人
除了通過快速定位實現接訪人選擇外，可以直接從機構名稱列表中選擇接訪人所在機構，系統將自動查詢選擇機構下所有人員信息，再從姓名下拉列表中選擇相應人員即可。
3.手工錄入接訪人
對于系統中不存在的接訪人，可以直接錄入組織名稱及接訪人信息。系統將在登記成功后自動添加到數據庫中。
4.默認接訪人
對于管理要求不嚴格的場景，系統默認填充接訪人信息。

五、接訪人信息輸入擴展功能
接訪人信息聯想
如果接訪人信息事先已經錄入到系統，選擇接訪人機構及名稱后，其它信息如位置、電話、備注等系統將自動填充。
如果配置了自動拔號工具，可以點擊電話號碼右邊的按鈕自動拔打聯系人電話。

六、被訪問人確認
如果被訪問員工正在使用客戶端或者配備了短信發(fā)送設備，則可以向員工進行訪問確認。當填充完來訪客戶信息并進行拍照后，點擊“提交被訪人確認”按鈕，相關信息將發(fā)送到被訪問人終端電腦或者手機，被訪問人確認允許或者拒絕本次訪問，并可輸入相關理由或者原因。
注意：要求本次操作是選擇已經存在的員工而不是直接新錄入一個員工姓名，同時要求被訪問員工已經在員工終端上登錄并且打開了“來訪確認”界面，或者員工在系統中登記了手機號碼(用于短信確認)。

七、實時拍照
如果安裝了符合WINDOWS要求的攝像頭或者照相機，系統支持使用此設備拍攝客戶照片。進入“拍照”頁面，點擊“拍照”按鈕。將彈出按照界面，點擊“拍照”按鈕或即可實現拍照?？梢赃x擇“來源”按鈕對視頻硬件進行選擇，按“格式”按鈕對拍攝的格式或者大小進行選擇設置。點擊“退出”按鈕退出拍攝界面。
拍照完成后，拍攝的照片將在“拍照”頁面顯示，使用“處理”按鈕可以對圖片進行剪切和截取頭像。雙擊圖片可以打開原始圖片（注意：將使用圖片格式關聯的默認應用程序打開）。

八、攜帶物品登記
攜帶物品登記實現訪客物品的記錄，在攜帶物品頁面輸入類型、數量及備注信息后，點擊“確定”即可添加物品信息。選擇已經添加的物品信息，點擊“刪除”按鈕進行刪除。

九、打印訪問單
必要的信息填充完畢后，點擊“來訪登記”按鈕確定，將存儲相關數據，根據配置情況，系統將提示是否打印主訪客單以及是否為每位來訪人員打印一張訪客單。

根據需要選擇打印模板并點擊確定進行打印，關閉對話框則不進行打印。打印時可選擇“使用默認打印機”，則系統不再提示選擇打印機。
是否有上述提示窗口還取決于系統配置，請參考“管理-系統選項”中的“打印配置”功能說明。


十、發(fā)放訪客卡
系統支持三種類型的卡，一種員工卡（內部人員卡）兩種訪客卡（臨時訪客卡和長期訪客卡）。詳細信息參考卡片管理。
臨時訪客卡在訪客登記時進行發(fā)放。在“來訪登記”界面錄入訪客信息時，點擊讀卡或者輸入卡號，訪客登記操作完成后，臨時卡即與訪客綁定了，將臨時卡交給訪客即可。訪客離開登記時，系統會提示訪客持有臨時卡，請注意回收。
長期卡發(fā)卡有三種方式，一種跟臨時卡發(fā)卡一樣，在訪客登記界面，刷長期訪客卡即可發(fā)放。第二種方式是在“訪客－訪客查詢”界面中，選中訪問記錄，再點擊“訪客－長期卡”按鈕即可實現該記錄訪客的長期卡管理。第三種方式是在“管理-客戶管理”中，查詢出所有歷史來訪客戶后，選中要發(fā)卡的客戶，并在詳細信息頁面中選擇卡號旁邊的“管理”即可進入長期卡管理界面。

員工卡發(fā)卡，訪客系統主要針對訪客進行管理，但同時也對員工提供了基本的管理功能。員工卡發(fā)卡前也需要先在“管理－卡片管理”中添加相關卡片，然后在“管理－機構配置”中選中員工后，在其詳細信息頁面中管理卡片。

十一、訪客列表
對于已經登記的來訪人員，將在訪客登記界面的右邊列表中顯示。正常已經登記的來訪記錄背景顏色為綠色，超時未離開背景顏色為黃色，已經離開記錄背景顏色為白色。
點擊刷新按鈕從數據庫重新查詢來訪人員列表數據。
單擊用戶記錄可以查看此次登記的詳細信息，在查看過程中主界面中的數據為待查看的來訪登記信息，此時不可刷卡錄入新的身份證信息，要恢復來訪登記狀態(tài)，請點擊“重新開始”按鈕。
雙擊用戶記錄即可進行離開登記操作。

十二、訪客離開
在右方（或者下方）的來訪人員列表中，單擊記錄即可在主界面顯示此記錄的詳細信息。選中記錄后點擊“離開登記”或者雙擊記錄，即可對訪客進行離開登記。
當自動讀卡打開時，可以直接刷訪客身份證進行離開登記。

注意：訪客列表僅限當天（或者配置指定的范圍內）的來訪人員，超過此范圍內的人員請使用“訪客查詢”功能查詢及處理。
注意：當選中來訪記錄后，主界面將顯示此記錄的詳細信息，此時“離開登記”按鈕可用（如果訪客未離開的話），“來訪登記”按鈕不可用，需要進行來訪登記，則要點擊“重置”按鈕退出詳細信息顯示狀態(tài)。