訪客管理系統(tǒng)解決方案確定的方法
訪客管理系統(tǒng)解決方案確定辦法
本文介紹了如何根據(jù)用戶的需求來確定訪客管理的方案，即設(shè)備配置和業(yè)務(wù)流程。推薦終端客戶或者代理商負(fù)責(zé)技術(shù)方案的人員閱讀。
解決方案由兩個(gè)重要的部份組成，一個(gè)是確定方案中使用到的設(shè)備的配置，另一個(gè)是確定實(shí)際使用時(shí)的操作流程，或者說業(yè)務(wù)流程，即客戶來訪到最后離開，我們預(yù)先要求的各種操作發(fā)生的步驟及順序。下面我們分別從系統(tǒng)設(shè)備配置和業(yè)務(wù)操作流程兩個(gè)方面的分析確認(rèn)解決方案。
一、如何決定設(shè)備配置
系統(tǒng)可以使用到很多設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)不同的功能。下面我們列出其中可能采用到的設(shè)備。然后根據(jù)需要進(jìn)行選擇。
登記機(jī)可選設(shè)備
訪客登記機(jī)可能由以下部件組成，注意并不是所有部件都是必須的。
Ø 計(jì)算機(jī)（普通計(jì)算機(jī)或者觸摸屏一體機(jī)）
Ø 訪客管理系統(tǒng)軟件
Ø 證件錄入設(shè)備（二代身份證讀卡器或者多功能錄入設(shè)備）
Ø 掃描儀
Ø 攝像頭
Ø 發(fā)卡器（可選支持ID卡、IC卡、身份證）
Ø 打印機(jī)（熱敏小票打印機(jī)或者普通打印機(jī)）
Ø 條碼掃描槍
Ø 電話撥號器
Ø 短信發(fā)送器
Ø 門禁控制器及讀頭
驗(yàn)證機(jī)可選設(shè)備
訪客驗(yàn)證機(jī)可能由以下部件組成，注意并不是所有部件都是必須的。
Ø 計(jì)算機(jī)（普通計(jì)算機(jī)或者觸摸屏一體機(jī)）
Ø 訪客管理系統(tǒng)軟件（主要是其中的出入驗(yàn)證系統(tǒng)）
Ø 二代身份證讀卡器
Ø 發(fā)卡器（可選支持ID卡、IC卡、身份證）
Ø 條碼掃描槍
Ø 門禁控制器及讀頭
設(shè)備配置選擇【方案選擇重點(diǎn)】
訪客管理的目的是阻止無關(guān)人員出入，因此必須有一種出入限制的機(jī)制，即有一種方法能夠讓訪客不能隨意出入，否則整個(gè)訪客管理系統(tǒng)就不能發(fā)揮預(yù)期的作用。限制機(jī)制通常由設(shè)備或者人來實(shí)現(xiàn)，這個(gè)設(shè)備或者人要求出入的人員提供憑證，經(jīng)驗(yàn)證成功后方可通行，驗(yàn)證失敗則阻止其出入。
系統(tǒng)可以采用下面一種或者多種方式實(shí)現(xiàn)出入限制。請根據(jù)項(xiàng)目需要確定要采用的出入限制的方式，以及對客戶發(fā)哪些憑證（表格第一列），從而確定訪客登記機(jī)的設(shè)備配置（表格第二列）和驗(yàn)證機(jī)的設(shè)備配置（表格第三列）。
1. 驗(yàn)證端（出入限制端）是門、道閘、三棍閘或者翼閘、可報(bào)警的無障礙通道
需要通過ID卡、IC卡、授權(quán)后的用戶的卡、授權(quán)后的用戶的身份證、條碼等開門。
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可用于開門的憑證
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登記端配套設(shè)備
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驗(yàn)證端驗(yàn)證設(shè)備
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□訪客系統(tǒng)專用ID卡
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ID卡發(fā)卡器
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ID卡讀頭或者讀卡器
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□訪客系統(tǒng)專用IC卡
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IC卡發(fā)卡器
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IC卡讀頭或者讀卡器
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□授權(quán)后的客戶的ID卡
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ID卡發(fā)卡器
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ID卡讀頭或者讀卡器
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□授權(quán)后的客戶的IC卡
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IC卡發(fā)卡器
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IC卡讀頭或者讀卡器
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□授權(quán)后的客戶的身份證
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身份證發(fā)卡器（兼容IC）
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身份證讀頭（兼容IC）
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□已經(jīng)在門/閘機(jī)授權(quán)的卡
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門/閘機(jī)原有讀頭
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□帶條碼的憑條
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打印機(jī)
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支持韋根協(xié)議的掃描槍
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注：
訪客系統(tǒng)專用卡（ID/IC）：是指在訪客管理系統(tǒng)中預(yù)先添加管理起來的卡片，專門用于發(fā)放給訪客或者員工。
授權(quán)后的客戶卡：是指客戶自帶來的卡，如公交卡/社?？?/span>(通常都是IC)，或者身份證，系統(tǒng)可以讀取其卡號并將其授權(quán)到門禁系統(tǒng)，讓客戶可以使用自己的卡開門（這類卡通常會限制出入的有效時(shí)間以及刷卡離開時(shí)自動回收權(quán)限，目的是避免發(fā)訪客專用卡可能客戶會忘記歸還）
已經(jīng)在門/閘機(jī)授權(quán)的卡（ID/IC）：是指原來已經(jīng)有門禁閘機(jī)系統(tǒng)，或者準(zhǔn)備配備獨(dú)立的門禁閘機(jī)系統(tǒng)，因此可以提前在門禁閘機(jī)系統(tǒng)中發(fā)好一批可以使用的卡，在客戶來訪登記時(shí)直接發(fā)給客戶使用。
2. 驗(yàn)證端（出入限制端）是有人值守的驗(yàn)證機(jī)
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可用于開門的憑證
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登記端配套設(shè)備
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驗(yàn)證端驗(yàn)證設(shè)備
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□訪客系統(tǒng)專用ID卡
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ID卡發(fā)卡器
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同登記端
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□訪客系統(tǒng)專用IC卡
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IC卡發(fā)卡器
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同登記端
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□授權(quán)后的客戶的ID卡
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ID卡發(fā)卡器
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同登記端
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□授權(quán)后的客戶的IC卡
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IC卡發(fā)卡器
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同登記端
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□授權(quán)后的客戶的身份證
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身份證發(fā)卡器（兼容IC）
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同登記端
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□帶條碼的憑條
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打印機(jī)
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掃描槍
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注：因?yàn)轵?yàn)證機(jī)本身也是計(jì)算機(jī)，通常其驗(yàn)證時(shí)需要的讀卡設(shè)備與登記端的發(fā)卡設(shè)備相同
3. 驗(yàn)證端（出入限制端）是通過人工查驗(yàn)實(shí)現(xiàn)的
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可用于出入的憑證
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登記端配套設(shè)備
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驗(yàn)證端驗(yàn)證設(shè)備
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□登記打印的訪客單
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打印機(jī)
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人工查驗(yàn)無需設(shè)備
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□登記時(shí)發(fā)的紙制胸牌
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記錄胸牌編號，無需設(shè)備
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人工查驗(yàn)無需設(shè)備
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【您的選擇是什么？請?jiān)谏鲜觥跆幑催x，可以選擇多個(gè)。確認(rèn)選擇后即可確定登記端及驗(yàn)證端的設(shè)備配置?！?/div>
二、 如何決定業(yè)務(wù)流程
完整的訪客登記業(yè)務(wù)流程如下，可根據(jù)管理需要選擇。業(yè)務(wù)流程的選擇也會影響到設(shè)備的選擇。
上述分析不能滿足您的要求？請與我們直接聯(lián)系。
二、 如何決定業(yè)務(wù)流程
完整的訪客登記業(yè)務(wù)流程如下，可根據(jù)管理需要選擇。業(yè)務(wù)流程的選擇也會影響到設(shè)備的選擇。
所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)【方案選擇重點(diǎn)】
訪客管理系統(tǒng)全流程的所有環(huán)節(jié)，請根據(jù)實(shí)際情況逐一確認(rèn)每一環(huán)節(jié)是否需要，從而確定業(yè)務(wù)流程及需要使用到的設(shè)備。
1. 預(yù)約錄入。表示內(nèi)部員工將客戶來訪計(jì)劃錄入系統(tǒng)并提交審批。選擇了本環(huán)節(jié)則要求審批環(huán)節(jié)必須選擇，或者審批環(huán)節(jié)配置為自動審批。選用了本環(huán)節(jié)還要求員工電腦安裝了員工終端軟件，或者網(wǎng)絡(luò)中至少有一個(gè)具有網(wǎng)頁服務(wù)器功能的終端。本環(huán)節(jié)禁用則審批環(huán)節(jié)禁用?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
□ 員工使用員工終端錄入？購買員工終端軟件。
□ 員工使用網(wǎng)頁錄入？購買網(wǎng)頁服務(wù)器模塊。
2. 審批。表示領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部員工錄入的預(yù)約來訪計(jì)劃進(jìn)行批準(zhǔn)。此環(huán)節(jié)可禁用，并且在系統(tǒng)中配置為自動審批，則預(yù)約一錄入后即自動生效?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
3. 錄入客戶資料（必選）。客戶來訪登記時(shí)刷身份證或者掃描有效證件錄入客戶信息，或者手工錄入客戶信息。此環(huán)節(jié)通常是必選環(huán)節(jié)。分析本環(huán)節(jié)時(shí)，還需要資料的錄入方式和資料的內(nèi)容，不同錄入方式和錄入內(nèi)容都會影響到要采用的設(shè)備?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
□ 需要錄入二代身份證信息并且手工錄入一代證、駕照、護(hù)照等？登記點(diǎn)配身份證讀卡器。
□ 需要錄入二代身份證信息，還需要自動掃描識別一代證、駕照、護(hù)照？登記點(diǎn)配多功能證件錄入設(shè)備。
□ 需要拍來訪客戶、攜帶物品、證件照片？登記點(diǎn)配攝像頭。
□ 需要自動采集車牌號碼而不是手工填寫？登記點(diǎn)配車牌識別儀，攝像槍。
□ 需要掃描其它文檔類資料存檔？登記點(diǎn)配掃描儀。
4. 被訪人確認(rèn)。錄入客戶資料后通過各種方式向被訪問人確認(rèn)，看被訪問人是否允許訪客登記進(jìn)入。此環(huán)節(jié)是可選的，如果沒有此環(huán)節(jié)，則默認(rèn)認(rèn)為被訪問人允許來訪者登記。如果選擇了此環(huán)節(jié)，則可能需要相應(yīng)的配套設(shè)施?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
□ 使用電話確認(rèn)？登記點(diǎn)配電話機(jī)，電話撥號器（不用此設(shè)備則采用手工撥號）。
□ 發(fā)送短信通知？登記點(diǎn)配短信發(fā)送器。
□ 發(fā)送網(wǎng)絡(luò)消息彈屏通知？需要被訪問人安裝客戶端。
5. 來訪登記（必選）。保存來訪登記的資料。此環(huán)節(jié)通常是必選?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
6. 打印訪問單/發(fā)訪客卡。打印訪問單或者發(fā)放訪客卡，絕大多數(shù)情況下此環(huán)節(jié)是需要的，而且需要確定本環(huán)節(jié)是采用打印訪問單還是發(fā)放訪客卡，或者兩者都允許的方式。選用本環(huán)節(jié)需要參考“設(shè)備選擇配置”小節(jié)，根據(jù)憑證類型決定相應(yīng)的登記或者驗(yàn)證涉及到的設(shè)備。登記點(diǎn)本身即是驗(yàn)證點(diǎn)的情況下，本環(huán)節(jié)可能和驗(yàn)證進(jìn)入環(huán)節(jié)合并而禁用。【您的選擇是 □A打印訪問單，□B發(fā)訪客卡，□C打印訪客單或者發(fā)訪客卡，□D打印訪客單并發(fā)訪客卡，□E禁用】
7. 驗(yàn)證進(jìn)入（必選）。驗(yàn)證進(jìn)入即通過設(shè)備或者人工驗(yàn)證訪客是否有權(quán)限進(jìn)入。此環(huán)節(jié)通常是必選的，否則訪客系統(tǒng)的作用就會減弱。選用本環(huán)節(jié)需要參考“設(shè)備選擇配置”小節(jié)，根據(jù)憑證類型決定相應(yīng)的登記或者驗(yàn)證涉及到的設(shè)備?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
8. 被訪人簽字。被訪問人在訪客單上簽字確認(rèn)，用于出入憑證是訪客單的情況下。僅在憑證為打印訪問單的情況下才使用本環(huán)節(jié)?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
9. 驗(yàn)證離開。來訪客戶離開被管區(qū)域時(shí)進(jìn)行驗(yàn)證。此環(huán)節(jié)通常會被禁用，比如對于門或者閘機(jī)，可能使用出門按鈕直接開門離開，不需要驗(yàn)證?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
10. 離開登記。訪客在登記處進(jìn)行離開標(biāo)志動作，在系統(tǒng)中表明訪客已經(jīng)離開。對于不關(guān)注客戶是否離開的情況，此環(huán)節(jié)可以禁用，但嚴(yán)格意思的訪客管理此環(huán)節(jié)通常是需要的?！灸倪x擇是 □A必選，□B可選，□C禁用】
□ 掃描條碼快速離開？登記點(diǎn)配條碼掃描槍。
根據(jù)實(shí)際需要，可以將上述十個(gè)環(huán)節(jié)任意選擇其中一部分作為一個(gè)來訪流程?？梢酝瑫r(shí)適用多個(gè)來訪流程。比如，某工廠允許客戶預(yù)約來訪，不需要被訪問人確認(rèn)，直接登記進(jìn)入。也可以允許客戶不預(yù)約，直接來訪，經(jīng)被訪問人確認(rèn)后登記進(jìn)入。
上述分析不能滿足您的要求？請與我們直接聯(lián)系。020-38104536。
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